Rozdział I
Postanowienia ogólne i definicje
1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, a w szczególności uprawnienia i obowiązki Użytkowników.
2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) Administratorze IZ – należy przez to rozumieć Użytkownika o specjalnych uprawnieniach, które pozwalają mu na zarządzanie kontami Użytkowników. Funkcję Administratora IZ pełni wyznaczony pracownik Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej;
2) Administratorze Danych Osobowych – należy przez to rozumieć ministra właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Wspólnej 2/4;
3) Wnioskodawcy/Beneficjencie – należy przez to rozumieć osobę lub instytucję, która za pomocą Systemu przygotowuje fiszkę projektu lub wniosek o dofinansowanie projektu;
4) IP – należy przez to rozumieć Instytucję Pośredniczącą dla PO WER;
5) IZ – należy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą dla PO WER;
6) Koncie – należy przez to rozumieć zespół cech identyfikujących Użytkownika, z których wynika możliwość dostępu do usług po podaniu identyfikatora użytkownika oraz hasła;
7) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej;
8) PO WER – należy przez to rozumieć Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój;
9) Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający w szczególności warunki korzystania z Systemu, prawa i obowiązki Użytkowników związane z korzystaniem z Systemu, warunki i zasady ochrony danych osobowych, jak również zakres odpowiedzialności Użytkowników;
10) Roli – należy przez to rozumieć zespół praw i obowiązków wynikających ze statusu Użytkownika w Systemie. Wyróżniamy następujące role: wnioskodawca (beneficjent), pracownik wnioskodawcy (beneficjenta), partner, pracownik partnera, pracownik firmy świadczącej usługi dla wnioskodawcy (beneficjenta), pracownik IP, pracownik IZ, administrator systemu IZ;
11) Systemie – należy przez to rozumieć System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych PO WER administrowany przez Ministerstwo;
12) Użytkowniku – należy przez to rozumieć osobę, która posiada dostęp do Systemu po podaniu identyfikatora i hasła.
Rozdział II
Postanowienia ogólne
1. Dostęp do Systemu jest dobrowolny i bezpłatny.
2. System stanowi wyłączną własność Ministerstwa.
3. Ministerstwo zastrzega sobie prawo dowolnej modyfikacji usług, sposobu działania Systemu oraz podjęcia wszelkich dozwolonych przez prawo czynności związanych z obsługą i konserwacją Systemu.
4. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do zablokowania Konta w przypadku stwierdzenia łamania przez jego właściciela zasad niniejszego Regulaminu.
Rozdział III
Cele Systemu
1. System to rozwiązanie wspierające proces przygotowania, złożenia oraz obsługi fiszek projektów i wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO WER.
2. Cele określone w ust. 1 realizowane są między innymi poprzez umożliwienie Użytkownikowi, stosownie do przyznanych uprawnień, korzystania z następujących modułów: moje konto, wnioskodawcy/ beneficjenci, nabory, projekty.
Rozdział IV
Warunki korzystania z Systemu
1. Do korzystania z Systemu wymagane jest posiadanie przez Użytkownika:
1) dostępu do Internetu;
2) dostępu do indywidualnego konta poczty elektronicznej e-mail;
3) przeglądarki internetowej spośród wymienionych Internet Explorer, Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera w jej najwyższej stabilnej wersji lub jej dwóch wersji wstecz.
2. Podczas korzystania z Systemu niezbędnym wymogiem jest, by przeglądarka internetowa Użytkownika akceptowała pliki typu cookie. Więcej na ten temat w zakładce polityka prywatności.
3. System jest dostępny dla Użytkowników pod domeną https://www.sowa.efs.gov.pl przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem ust.4.
4. Ministerstwo zastrzega sobie możliwość wprowadzenia przerw w funkcjonowaniu Systemu niezbędnych do wykonania czynności związanych prawidłowym jego funkcjonowaniem.
5. Ministerstwo nie ponosi kosztów związanych z uzyskaniem przez Użytkownika niezbędnego dostępu do Systemu dzięki korzystaniu z Internetu lub innych środków komunikowania się na odległość, a także właściwego oprogramowania do korzystania z dostępu do Systemu lub umożliwiającego odczytanie lub zapisanie danych. Zasady i koszty takiego dostępu reguluje umowa zawarta przez Użytkownika z podmiotem udostępniającym takie usługi lub oprogramowanie.
6. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu wywołane siłą wyższą, awarią sprzętu lub niedozwoloną ingerencją Użytkowników, nawet jeśli spowodowałyby one utratę danych na Kontach Użytkowników.
7. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za czasową niemożność korzystania przez Użytkowników z Systemu.
Rozdział V
Użytkownicy Systemu
1. Użytkownikiem może być każda osoba, która zarejestruje Konto w Systemie jednak poziom uprawnień uzależniony jest od pełnionej w systemie Roli. Rejestrując Konto Użytkownik potwierdza spełnianie warunków rejestracji oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia niniejszego Regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
2. Rejestrując Konto Użytkownik, wyraża zgodę na otrzymywanie na wskazane w trakcie rejestracji konto pocztowe komunikatów systemowych.
Rozdział VI
Konto Użytkownika Systemu
1. Rozpoczęcie korzystania z Systemu wymaga rejestracji konta oraz kliknięcia linku aktywacyjnego wysłanego na adres e-mail podany podczas rejestracji Użytkownika.
2. Zrealizowanie w pełni procedury aktywacji Konta w Systemie możliwe jest wobec Użytkownika, który:
1) oświadczył, iż zapoznał się i zaakceptował treść całego Regulaminu;
2) oświadczył, że zapoznał się między innymi z informacją o adresie i pełnej nazwie administratora danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, a także celu przetwarzania danych oraz odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
3) podał wszystkie wymagane dane.
3. W przypadku stwierdzenia podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych, Administrator IZ ma obowiązek:
1) wezwać Użytkownika do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości, lub
2) zablokować Konto Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy.
4. W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości, co do autentyczności wprowadzonych przez Użytkownika danych, Administrator IZ może zażądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających te dane.
5. Dla każdego Użytkownika jest ustalany odrębny identyfikator użytkownika i hasło dostępu do Systemu.
6. Identyfikator użytkownika jest niepowtarzalny, a po wyrejestrowaniu użytkownika z Systemu nie jest przydzielany innej osobie.
7. Użytkownik jest zobowiązany do stosowania następujących zasad bezpieczeństwa oraz zasad w zakresie używania hasła do Systemu:
1) Hasła należy utrzymywać w tajemnicy i nie ujawniać ich innym osobom.
2) Hasła nie powinny składać się z kombinacji znaków mogących ułatwić ich odgadnięcie lub odszyfrowanie przez osoby nieuprawnione (np.: imię, nazwisko Użytkownika);
3) Kryteria w zakresie długości, złożoności oraz częstotliwości zmiany haseł:
a) hasło składa się z minimum 8 znaków i z maksimum do 30 znaków;
b) hasło zawiera: wielkie litery, małe litery, cyfry oraz znaki specjalne;
c) hasło jest zmieniane nie rzadziej niż co 30 dni;
d) nowe hasło musi różnić się od 24 haseł ostatnio wykorzystywanych przez Użytkownika.
4) Czas trwania nieaktywnej sesji (czas bezczynności) po jakim następuje automatyczne wylogowanie Użytkownika z systemu wynosi 30 minut.
5) Przy opuszczaniu miejsca pracy dostęp do komputera osobistego powinien być blokowany przez wybranie jednej z poniższych opcji:
a) zastosowanie mechanizmu zawieszania pracy systemu operacyjnego;
b) wylogowania się Użytkownika (zakończenia pracy w SOWA).
6) Nie należy ujawniać danych służących do logowania innym osobom. W przypadku pozyskania hasła przez osobę nieuprawnioną lub podejrzenia takiego pozyskania, należy bezzwłocznie dokonać zmiany hasła na nowe.
7) W przypadku zapomnienia hasła należy wykorzystać funkcjonalność Przypomnij hasło.
8) Użytkownik powinien przestrzegać zasady czystego biurka. W szczególności przed opuszczeniem swego stanowiska pracy Użytkownik powinien schować wszelkie dokumenty związane z używanym SOWA oraz informatyczne nośniki danych (dyskietki, płyty CD, DVD, pendrive, itp.).
8. Użytkownik jest odpowiedzialny za wszystkie czynności wykonane przy użyciu identyfikatora, którym się posługuje.
9. Zabrania się udostępniania danych identyfikacyjnych swojego Konta innym osobom, a w szczególności hasła dostępu.
10. Zabrania się korzystania z Kont należących do innych osób.
11. Przy opuszczeniu miejsca pracy dostęp do Systemu powinien być blokowany przez wybranie co najmniej jednej z poniższych opcji:
1) zastosowanie mechanizmu zawieszania pracy systemu operacyjnego;
2) wylogowania się Użytkownika z Systemu.
Rozdział VII
Dane osobowe
1. Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w Systemie jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Wspólnej 2/4.
2. Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dane osobowe są niezbędne dla realizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (PO WER) na podstawie:
a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.),
b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.),
c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 20142020 (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460, z późn. zm.);
3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/67 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
4. Dane osobowe przetwarzane w Systemie należą do zbioru danych (kategorii czynności przetwarzania) pn. Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój.
5. Dane osobowe są przetwarzane w Systemie w związku z wykonywaniem obowiązków państwa członkowskiego w zakresie aplikowania o środki wspólnotowe i w związku z realizacją projektów w ramach PO WER.
6. Przetwarzane w Systemie dane osobowe są powierzane do przetwarzania instytucjom zaangażowanym we wdrażanie PO WER oraz podmiotom wykonującym na zlecenie tych instytucji działania związane z aplikowaniem o środki wspólnotowe i realizacją projektów.
7. Przetwarzane w Systemie dane osobowe mogą zostać udostępnione firmom badawczym realizującym, na zlecenie IZ PO WER, IP lub beneficjenta, badania ewaluacyjne w ramach PO WER oraz specjalistycznym firmom realizującym, na zlecenie IZ PO WER, Instytucji Pośredniczącej lub beneficjenta, kontrole oraz audyt w ramach PO WER.
8. Podanie danych jest warunkiem koniecznym otrzymania wsparcia, a odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości zarejestrowania w Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych.
9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10.Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
11. Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 -2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.
12. Istnieje możliwość skontaktowania się z Inspektorem Ochrony Danych wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: generator-power@mfipr.gov.pl lub iod@mfipr.gov.pl.
13. Osoby, których dane przetwarzane są w systemie posiadają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. Osoby, których dane osobowe są przetwarzane w Systemie, mają prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
15. Osoba wprowadzająca do wniosku o dofinansowanie projektu lub fiszki projektu dane osobowe innej osoby niż własne, zobowiązana jest wcześniej poinformować tę osobę o tym, że jej dane będą przetwarzane w Systemie oraz zapoznać ją z treścią niniejszego rozdziału Regulaminu.
Rozdział VIII
Korzystanie z Systemu
1. Każda stacja robocza, na której odbywa się praca w Systemie powinna posiadać aktualne oprogramowanie antywirusowe oraz zaporę sieciową. Oprogramowanie antywirusowe musi posiadać automatyczną aktualizację z sieci Internet lub z lokalnego repozytorium wykonywaną nie rzadziej niż raz w tygodniu.
2. Niedopuszczalne są działania mogące utrudniać lub zakłócać działanie Systemu. W przypadku stwierdzenia takich działań, Administrator IZ wzywa Użytkownika do natychmiastowego wyjaśnienia sprawy, bądź blokuje jego Konto do czasu wyjaśnienia sprawy.
3. Zamieszczanie w Systemie treści bezprawnych, obraźliwych, nieprawdziwych, niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym w Polsce, propagujących przemoc, nagannych moralnie lub naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje jest zabronione. Treści takie mogą zostać usunięte przez Administratora IZ.
4. Użytkownicy są zobowiązani do ustawienia ekranów monitorów w taki sposób, aby uniemożliwić osobom postronnym wgląd lub spisanie zawartości aktualnie wyświetlanej na ekranie monitora.
Rozdział IX
Odpowiedzialność
1. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za treści umieszczane w Systemie przez Użytkowników.
2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za złamanie prawa bądź szkodę wywołaną jego działaniami w Systemie, w szczególności podaniem nieprawdziwych danych.
3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści znajdujące się na stronie, do której przekierowuje zamieszczany przez niego w Systemie odsyłacz.
Rozdział X
Zgłoszenia problemów, uwag
1. Zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu, incydenty bezpieczeństwa, problemy i uwagi związane ze świadczonymi usługami w ramach Systemu muszą być zgłaszane przez Użytkownika i są analizowane przez odpowiednie służby informatyczne zgodnie z procedurą zgłaszania problemów z obsługą oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (Wsparcie techniczne dla użytkowników HelpDesk).
Rozdział XI
Przepisy końcowe
1. Ministerstwo zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany Regulaminu bez konieczności uzasadniania przyczyny takiej zmiany.
2. Ministerstwo zobowiązuje się powiadamiać Użytkowników drogą elektroniczną, za pośrednictwem modułu Aktualności i wykorzystywanej funkcji powiadomienia za pośrednictwem newsletter, o zmianach Regulaminu.
3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za podanie adresu poczty elektronicznej, do którego nie ma dostępu, w szczególności adresu nieprawidłowego lub należącego do innego podmiotu, oraz wynikające z tego faktu skutki w postaci nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2.
4. Użytkownik ponosi ryzyko nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2 z przyczyn niezależnych od Ministerstwa.
5. Regulamin nie wyłącza stosowania innych instrukcji dotyczących funkcjonowania i zabezpieczenia Systemu.
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie 17 grudnia 2021 r.
